Déléguer est censé nous faire gagner du temps. Pourtant, combien de fois avons-nous eu l’impression que c’était plus long et compliqué que de faire les choses nous-mêmes ?
❌ Trop d’explications, trop de corrections.
❌ Un résultat qui ne correspond pas à nos attentes.
❌ Une perte de contrôle sur ce qui est fait.
Si cela vous est déjà arrivé, sachez que le problème ne vient pas toujours de la personne à qui vous déléguez, mais souvent de la manière dont la délégation est mise en place.
Dans cet article, nous allons voir comment structurer une collaboration efficace pour que déléguer rime avec gain de temps et sérénité.
1. Clarifier ses attentes dès le départ
Pourquoi c’est essentiel ?
Une tâche mal expliquée entraîne un travail approximatif. Plus vous serez clair sur vos attentes, plus le résultat sera conforme à ce que vous attendez.
Les éléments à définir avant de déléguer :
✔ L’objectif final : Quel est le résultat attendu ?
✔ Les étapes clés : Y a-t-il des validations intermédiaires nécessaires ?
✔ Les délais : Quelle est l’échéance ?
✔ Les outils et ressources : Quelles informations sont nécessaires pour bien réaliser la tâche ?
📌 Exemple concret :
Un entrepreneur veut déléguer la gestion de sa boîte mail à une assistante virtuelle. S’il ne précise pas les types d’emails à traiter et comment y répondre, il risque de recevoir des réponses mal adaptées ou d’avoir à tout corriger. En fournissant un guide de réponses types, il évite les allers-retours inutiles.
2. Structurer l’onboarding et le suivi
Ne pas tout lâcher d’un coup
Une erreur fréquente est de déléguer trop vite sans un temps d’adaptation. Il est important de :
✔ Prendre le temps de présenter les outils et process.
✔ Faire une première mission test, pour ajuster si besoin.
✔ Prévoir un point de suivi régulier, surtout au début.
Suivi et feedback : les clés du succès
Une délégation réussie repose sur un suivi efficace. Plutôt que de tout contrôler, mettez en place des points de validation :
📌 Un point hebdomadaire pour faire le bilan et ajuster.
📌 Un tableau de suivi partagé (ex : Trello, Notion, ClickUp).
📌 Des feedbacks constructifs pour améliorer la collaboration.
📌 Exemple concret :
Un dirigeant délègue la rédaction de ses posts LinkedIn à une assistante. Plutôt que de lui donner carte blanche dès le départ, il commence par faire valider les 2-3 premiers posts, puis augmente l’autonomie une fois qu’ils sont alignés sur le ton et le style.
3. Choisir la bonne personne pour la mission
Compétences vs. Fiabilité
Une personne ultra-compétente mais qui ne respecte pas les délais ou ne communique pas clairement peut être plus problématique qu’une personne un peu moins qualifiée mais fiable et organisée.
Les critères à vérifier avant de confier une mission
✔ L’expérience et les compétences techniques (sont-elles adaptées à la tâche ?)
✔ La capacité d’adaptation et d’apprentissage (surtout pour une collaboration sur le long terme)
✔ Le professionnalisme et la communication (clarté, proactivité, respect des délais)
📌 Exemple concret :
Un entrepreneur choisit une assistante virtuelle pour gérer son service client. Il privilégie quelqu’un ayant une bonne capacité de communication et un esprit d’initiative, plutôt qu’une personne qui connaît uniquement l’outil technique mais n’a pas d’expérience relationnelle.
En conclusion
Déléguer ne s’improvise pas. Pour que cela soit un vrai gain de temps, il est essentiel de :
✔ Clarifier ses attentes et donner des consignes précises.
✔ Accompagner la personne au début et structurer un suivi.
✔ Bien choisir la personne selon ses compétences ET sa fiabilité.
Avec une bonne organisation, la délégation devient un véritable levier de croissance, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier et de gagner en sérénité.
📩 Besoin d’aide pour structurer votre délégation et gagner du temps ? Discutons ensemble de vos besoins !
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